Det intelligente kø- og aftalesystem

  • Skræddersyet til Borgerservice, Jobcentre og sundhedscentre.
  • Gennemtestet system med mere end 1.500.000 borgerbetjeninger.
  • Implementeret i kommuner over hele landet.

Videopræsentation af FrontDesk

Fordele for borgerne

Visitering af borgere

Systemet visiterer borgeren direkte på standeren.

Udskriv information direkte på standeren

Vejledninger og relevant information kan udskrives direkte fra standeren.

Hjælp til selvbetjening

Borgeren kan bede om personlig assistance direkte på selvbetjeningscomputerne.

Tidsreservation

Borgeren kan let reservere tid både via internettet og på standeren, så kapacitet udenfor spidsbelastningstidspunkter udnyttes bedre.

Fordele for medarbejderne

Aftalesystem

Systemet er fuldt integreret med medarbejdernes kalender og det fælles datagrundlag. FrontDesk giver medarbejderen besked ved borgerens ankomst.

SMS påmindelser

Borgeren modtager en SMS et døgn før sin aftale. Det betyder færre glemte aftaler og mindre spildtid.

Notifikationer

Systemet kan give medarbejderen besked om nye borgeres ankomst, så medarbejderen let kan veksle mellem borgerbetjening og andre opgaver.

Registrering af betjeninger

Nem og hurtig registrering af betjeninger. Flere registreringer kan foretages ved samme borgerhenvendelse, så alt udført arbejde løbende bliver dokumenteret, som en del af den normale arbejdsgang.

Fordele for ledelsen

Brugervenligt administrationsmodul

Nye køer og skranker kan let oprettes og fjernes efter behov.

Statistik

Gør det let at overskue ressourceforbrug samt måle performance helt ned til medarbejderniveau.

Afrapportering

Alle registreringer kan let eksporteres til Excel og bruges i relevante business intelligence systemer.

Real-time oversigtbillede

Systemet gør det let at opdage kødannelser, så medarbejdernes ressourcer kan bruges mest optimalt.

Driftsfordele

Minimal uddannelsesomkostning

Systemet er intuitivt og enkelt og kræver et minimun af uddannelse selv for medarbejdere uden store IT-kundskaber.

100% webbaseret

Ingen særlig hardware eller software skal indkøbes eller vedligeholdes. Det eneste der kræves er en internetopkobling.

Lav månedlig omkostning

FrontDesk har ingen skjulte gebyrer og ingen uforudsete omkostninger.

Løbende opdateringer

Systemet opdateres jævnligt på baggrund af feedback fra brugerne. Der er ingen udgifter forbundet med opdateringerne.

Hvad er FrontDesk

FrontDesk er et intelligent kø- og aftalesystem til Borgerservice, Jobcentre, Sundhedscentre og meget mere. Systemet samler alle nødvendige funktioner for borgere, medarbejdere og ledere i et komplet pakke. FrontDesk er fleksibelt, intuitivt at betjene og nemt at implementere i organisationen.


Standeren

FrontDesk's fysiskestandere kan mere end at printe numre. Det fleksible system gør det muligt at foretage visitation direkte på standeren. FrontDesk håndterer også aftaler og underretter automatisk medarbejderen, når borgeren er ankommet.

Udvalgte features:
  • Magnetkortlæser til sundhedskort
  • 24” touch skærm
  • Sprogvalg
  • QR-kode på nummertalon
  • Reserverede aftaler bliver automatisk integreret i køen
  • Automatisk besked via SMS/e-mail til mødeindkalder, når borger er ankommet
  • Udskriv relevant information direkte på standeren


Storskærmene

Storskærmene kan konfigureres individuelt, således at forskellige venteområder kan vise relevante køer på storskærmen. Borgeren har desuden mulighed for at scanne sin talon på standeren og se sin konkrete kø-status via sin smartphone. Det giver mulighed for, at borgeren kan forlade venteområdet i tilfælde af lange ventetider - uden at miste overblikket.

Udvalgte features:
  • Relevant information vises i rotation ved siden af køerne
  • Mulighed for at vise både video og billeder
  • Individuelle skærme i forskellige venteområder
  • Lydbibliotek til valg af trækningslyd


Skrankerne

Skrankerne er medarbejderens værktøj. Hver skranke viser kun de relevante køer, som den enkelte medarbejder har tilmeldt sig. Medarbejderne kan let åbne en skranke på deres personlige computer og følge bestemte køer. På skranken afsluttes hver borgerbetjening, så alt bliver registreret.

Udvalgte features:
  • Systemet er nemt og intuitiv, så uddannelsesomkostningerne er minimale
  • Mulighed for at flytte fejltrukne numre til korrekt kø
  • Integration med aftalekalender
  • Fuldt overblik over dagens aftalte møder og reservationer
  • Ubegrænset antal brugere
  • Mulighed for at registrere flere sager på en enkelt borgerbetjening


Administration

Administrationsværktøjet gør det muligt at konfigurere hele systemet. Det fleksible og intuitive design gør det let at tilrette knapper og tekster på standeren. Ændringerne vises øjeblikkeligt. Køer kan oprettes, aktiveres og deaktiveres. Åbningstider for hver enkelt knap og funktionalitet kan indlægges.

Udvalgte features:
  • Flowchart visualiserer navigation på standeren
  • Hurtig oprettelse af nye køer og knapper
  • Dynamisk tilpasning og ændring af tekster
  • Tekster til visning på stander og til udskrift på talon oprettes og tilrettes let, enkelt, intuitivt.


Statistik

Alle registreringer i systemet kan visualiseres og vises nemt og uden forudgående forstand på statistik. Der kan filteres på dato, køer, medarbejdere, tid på dagen, ugedage, ventetid og betjeningstid

Udvalgte features:
  • Stort statistik-modul
  • Eksport til Excel
  • Historisk data kan bruges til planlægning og som dokumentation i forbindelse med organisationsændringer


Real-time oversigt

FrontDesk indeholder flere værktøjer, som giver ledere og medarbejdere mulighed for at identificere både spidsbelastninger og ledige ressourcer.

Udvalgte features:
  • Oversigtbillede med real-time overvågning af alle aktiviteter
  • SMS-notifikationer udsendes i tilfælde af pludselig opstået spidsbelastninger f.eks. lang ventetid eller mange borgere i kø.

Referencer

FrontDesk er allerede implementeret i over 20 kommuner i Danmark. Vi samler på glade og tilfredse kunder. Her er et udsnit af tilbagemeldinger fra vores kunder:
Før brugte sagsbehandlere og jobkonsulenter en masse tid på at stå klar og vente på borgerne, når de havde møde på kommunen – somme tider forgæves.
Borgerne var ofte forvirrede, første gang, de skulle møde deres sagsbehandler, hvilket gav en masse forstyrrende henvendelser i skranken, imens andre borgere blev ekspederet.

Nu får sagsbehandleren besked, når borgeren er mødt frem, og borgeren får en kvittering evt. med besked, når hun har meldt sin ankomst på systemet.
Derefter tager det kun et øjeblik at finde hinanden … helt uden spildtid og forstyrrelser for hverken borger eller medarbejder.

Søren Forsmann, Afdelingsleder Holbæk Kommune

FrontDesk har i Greve kommune betydet større effektivitet i borgerens møde med kommune. Rådgiverne behøver ikke og vente på borgeren, de modtager en mail når borgeren ankommer.

Selve systemet er driftsikkert og der er en god hotline, som kan kontaktes 24/7. Der er er tidsbestilling for borgerne på en række områder via kommunens hjemmeside, således undgår borgeren at stå i kø, og organisationen kan trimme sin vagtplan efter behov. Statistik modulet er nemt håndterbart, og kan bruges som styringsværktøj til Peakperioder og opgaver i årshjulet.

Ændringer til FrontDesk er nemt og intuitivt at bruge for organisationen, når der eksempelvis skal tilføjes brevstemme”knap” så gøres dette hurtigt og effektivt, og ligeledes når den skal fjernes igen.

Tina Malling Kiær, Borgerservicechef Greve Kommune

FrontDesk giver mig et fabelagtig godt overblik over, hvor og hvornår vi er sårbare på ventetider og ressourcer.

Det er med til at dokumentere, hvilke opgaver der bliver løst hver dag – og jeg bruger der dagligt i planlægning og styringsøjemed.

Dorthe Jespersgaard, Borgerservicechef Aalborg Kommune

FrontDesk giver mig et overblik over, hvor mange borgere der venter, og hvilke typer opgaver som skal løses som medarbejder i Borgerservice. Det betyder, at jeg altid er forberedt på, hvilken opgave borgeren kommer med, når jeg har trukket vedkommende ind til ekspedition.

Klaus Petersen, Borgerservicechef Herlev Kommune

Yderligere referencer


  • Fredensborg
    Kommune

  • Greve
    Kommune

  • Ishøj
    Kommune

  • Holbæk
    Kommune

  • Herlev
    Kommune

  • Skive
    Kommune

  • Vejen
    Kommune

  • Herning
    Kommune

  • Egedal
    Kommune

  • Slagelse
    Kommune

  • Aalborg
    Kommune

  • Stevns
    Kommune

  • Ikast-Brande
    Kommune

  • Københavns
    Kommune

  • Silkeborg
    Kommune

  • Vejle
    Kommune

  • Guldborgsund
    Kommune

  • Frederikssund
    Kommune

  • Hvidovre
    Kommune

  • Odense
    Kommune

  • Horsens
    Kommune

  • Aarhus
    Kommune

  • Faxe
    Kommune

  • Ballerup
    Kommune

  • Solrød
    Kommune

  • Frederiksberg
    Kommune

  • Skanderborg
    Kommune

Kontakt

Hvis du er interesseret i at høre mere, er du velkommen til at
kontakte vores salgsafdeling.